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规章制度
北京化工大学党政机关公文处理办法
作者：党委办公室 来源： 发布日期：2014-10-22
第一章 总 则
第一条 为推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅和国务院联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于学校党政机关公文处理工作。
第三条 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 学校党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，党委办公室、校长办公室应配备专职人员负责公文处理工作。
第七条 党委办公室和校长办公室分别主管学校党委、行政公文处理工作，并对各党政部门、单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第八条 学校公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。校党委公文的发文机关标志为“中共北京化工大学委员会”或“中共北京化工大学委员会文件”。校行政公文的发文机关标志为“北京化工大学”或“北京化工大学文件”，联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
学校发文机关代字包括北化大党发、北化大校发、北化大党组发、北化大党纪发、北化大党宣发、北化大密发、北化大党办发、北化大校办发、北化大校教发、北化大校人发、北化大校科发、北化大党学发、北化大校学发、北化大党任、北化大校任、北化大团发、北化大工发及北化大校产发。其中北化大党发、北化大党组发、北化大党纪发、北化大党宣发、北化大密发、北化大党办发、北化大党学发、北化大党任、北化大团发、北化大工发由党委办公室统一管理，北化大校发、北化大校办发、北化大校教发、北化大校人发、北化大校科发、北化大校学发、北化大校任、北化大校产发由校长办公室统一管理。
“北化大党发”公文主要用于学校传达、贯彻落实党的路线、方针、政策，学校重要规划、党委重要部署、委员会调整，向上级党委的请示、报告等；
“北化大校发”公文主要用于发布学校重大事项，部署重要工作，调整机构，向上级机关的请示、报告等。
“北化大党组发”公文主要用于落实学校党建工作部署、党的组织工作、党校工作、干部工作及相关规章制度等；
“北化大党纪发”公文主要用于发布校内党的纪律检查工作、党纪处分，以及协助党委开展党风廉政建设等纪委监察室职权范围内工作的公文；
“北化大党宣发”公文主要用于落实学校宣传、思想教育、党建研究及相关规章制度等；
“北化大党办发”公文主要用于发布学校党委综合性通知、部署工作，印发、转发上级党委有关文件等；
“北化大校办发”公文主要用于发布学校综合性通知、部署工作，印发、转发上级有关文件，调整和成立一般性的委员会、领导小组，后勤保障部门制发的文件等；
“北化大校教发”公文主要用于研究生、本科生、高职生、成人教育、留学生等各层次的教育、教学工作及相关的规章制度等；
“北化大校人发”公文主要用于学校机构变动、教职工奖励与处分、劳动工资发放、职称评聘、退休手续办理及相关的规章制度等；
“北化大校科发”公文主要用于学校科研项目（含产学研一体化）、科技活动，校级科研机构的批复及相关的规章制度等；
“北化大党学发”公文主要用于学校学生思政工作、辅导员工作及相关规章制度等；
“北化大党学发”公文主要用于学校学生思政工作、辅导员工作及相关规章制度等；
“北化大校学发”公文主要用于各层次学生的学籍管理、奖励、处罚、奖学金发放、毕业分配、各类学位授予、日常管理及相关规章制度等；
“北化大党任”公文主要用于学校党群干部的人事任免；
“北化大校任”公文主要用于学校行政干部的人事任免；
“北化大密发”公文主要用于学校保密管理、奖惩及相关规章制度等；
“北化大团发”公文主要用于贯彻落实上级党团组织部署、学生主题教育活动、评选表彰、社会实践及相关规章制度等；
“北化大工发”公文主要用于学校工会建设、评选表彰、教职工活动及相关规章制度等；
“北化大校产发”公文主要用于校资产经营公司对所属企业实施内部管理和批复以及传达学校政策性文件精神等，涉及体制等方面的重大变动由学校行文；
学校财务处、基建处、国资处、保卫处、后勤办等部门制发的公文，视内容归入校发或校办发文。
学校后勤服务集团涉及体制等方面的重大变动由学校行文；集团内部管理、对下属各公司的管理及内部人事变动等由集团内部发文，但需严格按照学校公文处理办法的有关规定执行。集团所属独立法人企业不得对外正式行文。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合发文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 除党委办公室、校长办公室外，其它部门一律不得对外正式行文。
第十四条 行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。
第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十六条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）向上级主管部门请示、报告重大事项，应当按照学校相关议事规则获得同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
第十七条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（二）党委办公室、校长办公室根据校党委、行政授权，可以向下级党政机关行文，其他部门和单位不得向下级机关发布指令性公文或者在公文中向下级机关提出指令性要求。需经行政审批的具体事项，经行政同意后可以由职能部门行文，文中须注明已经行政同意。
（三）党政部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。
（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
第十八条 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党、政机关各自职权范围内的工作，不得联合行文。
学校党、政各部门依据职权可以相互行文。
第五章 公文拟制
第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达到一致。
（七）机关负责人应该主持、指导重要公文起草工作。
第二十一条 公文文稿签发前，应当由党委办公室、校长办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由党委办公室或校长办公室进行初核。
第二十二条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第二十三条 公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委办公室、校长办公室根据党委、行政授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
第六章 公文办理
第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十五条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。及时了解公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十六条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十七条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十八条 需要归档的公文及有关材料，应当根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》及《北京化工大学档案管理办法》等有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
第七章 公文管理
第二十九条 校党委办公室和校长办公室应当建立健全学校的公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十条 学校党、政公文分别由党委办公室和校长办公室统一管理。学校应建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十一条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
第三十二条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十三条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人及保密办公室批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复印件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十四条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十五条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十六条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十七条 部门、单位合并时，全部公文应当随之合并管理；部门、单位撤销时，需要归档的公文经整理后按有关规定移交校档案科。
第三十八条 新设立的部门、单位应当向校党委办公室和校长办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或撤销时，相应进行调整。
第八章 附 则
第三十九条 党政机关公文含电子公文。
第四十条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第四十一条 本办法由党委办公室和校长办公室负责解释。
第四十二条 本办法自2013年1月1日起施行。颁布日之前学校发布的党委、行政机关公文处理办法停止执行。